Teil 4 der Serie Anatomie wirksamer Info-Produkte. 

Dieser Blogpost (aktualisiert am 6.4.2021) stellt Ihnen 3 Arten für eine Checkliste vor. Hilfreiche Checklisten vermeiden Fehler. So sparen sie Nerven, Zeit und Geld.

Diese Schritte dauerten vielleicht 90 Sekunden. Dann setzten wir zu einer ruhigen Landung an. Die Krise hat meinen Herzschlag fast nicht beschleunigt, weil ich der Checkliste gefolgt bin.
David Oberhettinger, Chief Knowledge Officer Jet Propulson Laboratory. (Oberhettinger, 2015)

 

Nutzen wirksamer Checklisten

  1. Einfache Informations-Trittsteine statt Information Overload.
  2. Ermöglichen ad hoc Micro-Learning.
  3. Vermindern Fehler in Abläufen/Prozessen.
  4. Reduzieren Reibungsverluste.
    Bei interner Nutzung durch Abgrenzung von Aufgaben.
    Bei externer Nutzen als geleitende Hilfe für Kunden.
  5. Entlasten unsere mentale Festplatte.
  6. Steigern die Effizienz von Abläufen/Prozessen.
  7. Dokumentieren Wissen.
  8. Transferieren Wissen.
  9. In jeder Kultur anwendbar.
  10. Signalisieren Wertschätzung für Wissen.

 

Weg zur Checkliste

Zuerst ist da ein Anstoß, zum Beispiel:

  • Es passieren Fehler.
    Nach Projektende schwören Sie sich: „Das passiert uns nie wieder“.
  • Eine Checkliste hat sich in einem anderen Zusammenhang bewährt.
    Sie denken: „Das könnte ich auch mal probieren“.
  • Ein Artikel gibt nützliche Impulse zur Veränderung ;-)
    Die wollen Sie nutzen, doch Sie fragen sich: „Wie schaffe ich das auch wirklich?“

Als nächstes sollten Sie die klassischen Fragen beantworten. Wer soll wann und mit welchem Ziel die Checkliste verwenden. Ein SMARTes-Ziel verhilft dabei zu einer smarten Liste ☺

Aus den Antworten lesen Sie auch ab, wie viele „Trittsteine“ Ihre Checkliste enthalten sollte. Damit gelangen die Nutzer einfach und sicher an’s Ziel.

Nun bleibt nur noch, das Hilfe-Niveau der Liste zu entscheiden.

 

Drei Arten

I Arbeitsschritte mit Vorgaben

Diese Checkliste ist ein Klassiker, zum Beispiel aus der Luftfahrt und Medizin. Sie hilft, das Richtige zur richtigen Zeit in der richtigen Reihenfolge zu tun.

Checklisten-Beispiel 1 (Flugzeugstart)
Optisch übersichtlich sortiert mit Kästchen, gepunkteten Linien, Farben, Ausschnitt  (Fischer, 2014)

II Fragen und Bedenkenswertes

Checklisten sollen nicht das Denken ihrer Nutzer beenden, sondern Sicherheit geben. Diese Checklistenart ermöglicht beides: eine gewisse Sicherheit im Umgang mit der Aufgabe und Raum, um eigene Erfahrung und gesunden Menschenverstand zu nutzen, sowie kreativ zu sein. Dafür stellt sie Fragen und verweist auf Bedenkenswertes.

Checklisten-Beispiel 2 Dokumentation Entscheidungen

Wichtige Fragen für die Dokumentation von Architekturentscheidungen, Ausschnitt (Zörner, 2012)

Checklisten-Beispiel 3 (Beschwerden)

Eine Variante mit ergänzendem Prozessüberblick, Ausschnitt (Commonwealth Ombudsman, o.J.)

III Bewertung

Diese Variante ist in Bezug auf die Benutzer ein Mix aus einem Anteil fixer Vorgabe und einem Anteil an Aktivierung des eigenen Nachdenkens.

Checklisten-Beispiel 4a Datenvisualisierung

Checklisten-Beispiel 4b Datenvisualisierung
Hilfe, um immer besser Statistik-Visualisierungen zu erstellen, Ausschnitte (Emery, Evergreen, 2018)

Hier zeigt sich, welch‘ vielfältiges Werkzeug eine Checkliste sein kann. Diese Art könnte sich zum Beispiel auch zum Lernen eignen.

Welche Variante wollen Sie ausprobieren?

3 Arten von Checklisten – viel Spielraum, mit diesem wertvollen Werkzeug Qualität zu sichern. Damit das verlässlich gelingt hier eine Checkliste :-) dafür.

Die Checklisten-Checkliste

meine Checklisten-Checkliste

Warnhinweise:

Die Dosis bestimmt das Gift. Paracelsus

Checklisten sollen Helfer sein, keine Kreativitäts-Killer. (openpm) Finden Sie die Balance.

Check the Checklist.
Wie Autos sollten auch sie regelmäßig gewartet werden. Sind sie korrekt? Nützen sie?

Mehr?

Eine ganz andere und gleich nützliche Art stelle ich hier vor.

Teil 1: Information Overload? MED hilft!

Teil 2: Überschrift & Vorspanntext: die Leser angeln, die Kernbotschaft mitgeben

Teil 3: One-Page-Reports: die schnelle Orientierung

Teil 4: So erstellen Sie wirksame Checklisten

Teil 5: Die Tipps & Tricks-Infografik – ein nützliches Format

Teil 6: Klein und oho – Mit Mini-Storytelling Aufmerksamkeit bekommen

Teil 7: 5 Beispiele, wie Sie Statistiken interessant in Social Media kommunizieren


Quellen:
Fischer, Peter (2014) Cessna 172 Skyhawk Checkliste.

Commonwealth Ombudsman (o.J.) Better practice complaint-handling for education providers.

Emery, Ann K., Evergreen, Stephanie (2018) Data Visualization Checklist

Oberhettinger, David (2015) My Best Mistake: David Oberhettinger’s “Why I Love Checklists”. In: NASA Office of the CKO website. Via Nick Milton. Übersetzung Annette Hexelschneider

Raitner, Marcus, Lühr, Christoph, Schloß, Bernhard (2014) Checklisten. In: openPM-Wiki.

Zörner, Stefan (2012) Softwarearchitekturen dokumentieren und kommunizieren. Entwürfe, Entscheidungen und Lösungen nachvollziehbar und wirkungsvoll festhalten. Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG